배경 및 프로젝트 개요
오늘날 빠르게 변화하는 제조 산업 환경에서 효율적인 문서 관리는 생산성과 운영 성과를 좌우하는 핵심 요소입니다.
베트남 하노이에 위치한 일본 중공업 그룹의 자회사인 한 고객사는 기존의 종이 기반 문서 관리 방식으로 인해 여러 운영상의 어려움을 겪고 있었습니다. 이러한 비효율성은 혼란, 업무 지연, 그리고 정확한 기록 관리의 어려움으로 이어졌습니다.
이를 해결하기 위해 GITS는 고도화된 문서 관리 시스템(DMS, Document Management System)을 구축하여 업무 프로세스를 간소화하고 전반적인 운영 효율성을 향상시켰습니다.
고객사의 과제
고객사의 설계 부서는 도면, 설계 자료, 제품 설명서 등 방대한 양의 문서를 관리하고 있었습니다.
그러나 기존의 종이 기반 시스템은 여러 문제를 야기했습니다. 직원들은 문서 버전 관리에 어려움을 겪어 변경 이력을 정확하게 추적하기 힘들었으며, 일관되지 않은 파일 명명 규칙으로 인해 문서 검색에 많은 시간이 소요되었습니다.
또한 승인 절차가 수작업 중심으로 진행되어 비효율적이었고, 이로 인해 중요한 프로젝트 일정이 지연되는 경우가 발생했습니다. 더불어 실시간 알림 기능이 없어 중요한 업데이트가 누락되는 경우가 잦아 부서 간 커뮤니케이션에도 공백이 생겼습니다.
GITS의 해결 방안
GITS는 이러한 문제를 해결하기 위해 다음과 같은 핵심 기능을 갖춘 통합 문서 관리 시스템(DMS)을 도입했습니다:
1. 중앙 집중형 문서 관리
모든 문서는 이제 안전한 클라우드 기반 시스템에 저장됩니다. 이를 통해 직원들은 언제든지 빠르고 쉽게 문서에 접근, 업로드, 관리할 수 있으며, 종이 문서에 대한 의존도를 크게 줄였습니다.
2. 자동화된 워크플로 및 추적 기능
시스템은 문서 검토, 승인, 배포 과정을 자동화합니다. 이를 통해 수작업으로 인한 병목 현상을 제거하고, 문서 변경 이력을 실시간으로 추적할 수 있어 팀 간 투명성이 향상되었습니다.
3. 사용자 접근 권한 및 보안 강화
역할 기반 접근 제어(Role-Based Access Control)를 적용하여 승인된 담당자만 특정 문서를 열람하거나 수정할 수 있도록 했습니다. 이를 통해 보안을 강화하고 무단 변경을 방지했습니다.
4. 향상된 시스템 연동성
Active Directory(AD)와의 연동을 통해 사용자 계정 관리가 간소화되었으며, 자동 이메일 알림 기능을 통해 직원들은 문서 변경 사항을 실시간으로 확인할 수 있게 되어 커뮤니케이션 지연이 감소했습니다.
5. 문서 관계 관리
구조화된 문서 계층 구조를 통해 관련 문서를 쉽게 확인할 수 있도록 하여 추적성을 강화하고 중복 작업을 최소화했습니다.
DMS 도입을 통한 업무 혁신 성과
GITS DMS 도입 이후 고객사는 다음과 같은 실질적인 성과를 달성했습니다.
1. 업무 처리 효율의 실질적 개선
문서 처리 시간이 약 50% 단축되어 업무 흐름이 더욱 원활해졌으며, 불필요한 반복 작업이 제거되었습니다. 직원들은 문서를 보다 쉽고 효율적으로 관리, 검토, 업데이트할 수 있게 되었습니다.
2. 시간과 장소에 구애받지 않는 협업 환경 구현
클라우드 기반 시스템을 통해 직원들은 장소에 구애받지 않고 문서 협업이 가능해졌습니다. 회의 및 문서 승인 과정도 원격으로 진행할 수 있어 업무 유연성과 생산성이 향상되었습니다.
3. 비용 절감과 지속가능한 업무 환경 조성
종이 기반 문서 사용을 최소화함으로써 종이 사용량을 최대 80%까지 절감했으며, 이에 따라 인쇄 및 문서 보관 비용도 크게 줄였습니다.
프로젝트 성과 및 시사점
DMS 도입을 통해 고객사는 운영 효율성을 크게 개선하고, 문서 보안을 강화하며, 업무 지연을 최소화하는 체계적인 문서 관리 프로세스를 구축했습니다. 이는 잘 설계된 문서 관리 시스템이 기업 운영을 현대화하고 생산성을 높일 수 있음을 보여주는 성공적인 사례입니다.
낡은 문서 관리 방식이 비즈니스 성장을 저해하지 않도록 하세요. GITS에 문의하여 귀사의 운영을 최적화하고, 효율성을 향상시키며, 비용을 절감할 수 있는 맞춤형 솔루션을 확인해 보시기 바랍니다.
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