Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra ngày càng nhanh chóng như hiện nay, những quyết định về phần mềm mà doanh nghiệp đưa ra hôm nay có thể ảnh hưởng trực tiếp đến định hướng phát triển trong nhiều năm tới. Đối với các doanh nghiệp đang tăng trưởng, một trong những lựa chọn quan trọng nhất là nên sử dụng phần mềm đóng gói (packaged software) – tức các giải pháp có sẵn trên thị trường – hay đầu tư vào phần mềm tùy chỉnh (custom software) được thiết kế riêng theo nhu cầu của mình. Mỗi phương án đều có ưu điểm riêng, nhưng phù hợp với những mục tiêu và chiến lược phát triển khác nhau.
Tại GITS, chúng tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp ở các giai đoạn phát triển khác nhau – từ startup mới thành lập đến những tập đoàn đang triển khai chuyển đổi số. Qua đó, chúng tôi nhận thấy một điểm chung: quyết định về phần mềm không chỉ nên dựa trên nhu cầu hiện tại, mà cần gắn liền với tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp.
Phần mềm đóng gói là gì?
Phần mềm đóng gói (còn gọi là phần mềm thương mại có sẵn hoặc off-the-shelf software) là những ứng dụng đã được phát triển hoàn chỉnh trước, hướng đến số đông người dùng trên thị trường. Các giải pháp này thường cung cấp bộ tính năng tiêu chuẩn để giải quyết những nhu cầu phổ biến trong doanh nghiệp, chẳng hạn như kế toán, quản lý nhân sự (HR) hay quản lý khách hàng (CRM).
Vì đã được xây dựng sẵn, phần mềm đóng gói thường dễ triển khai và có chi phí hợp lý. Doanh nghiệp chỉ cần mua bản quyền, cài đặt và có thể sử dụng ngay trong thời gian ngắn. Những giải pháp như QuickBooks, Salesforce hay Microsoft 365 được sử dụng rộng rãi cũng vì lý do này – chúng đáp ứng tốt các tác vụ chung và lặp đi lặp lại trong vận hành doanh nghiệp.
Ưu và nhược điểm của phần mềm đóng gói
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm đóng gói là nhanh chóng và tiết kiệm chi phí ban đầu. Khi doanh nghiệp cần triển khai gấp một hệ thống tính lương hay quản lý tồn kho cơ bản, các công cụ có sẵn là lựa chọn rất tiện lợi. Ngoài ra, nhà cung cấp thường hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phiên bản mới và tích hợp với các hệ thống khác, giúp giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ IT nội bộ.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn hoặc có quy trình đặc thù, hạn chế của phần mềm đóng gói bắt đầu bộc lộ rõ. Vì được thiết kế cho nhiều đối tượng khác nhau, các giải pháp này thường thiếu linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu riêng biệt hoặc quy trình phức tạp trong từng ngành. Doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, logistics hay các ngành chịu nhiều quy định pháp lý thường gặp tình trạng phải “điều chỉnh quy trình theo phần mềm”, thay vì phần mềm phục vụ đúng cách làm của mình.
Chẳng hạn, một khách hàng của GITS trong lĩnh vực logistics ban đầu sử dụng hệ thống quản lý kho tiêu chuẩn (WMS), nhưng hệ thống này không hỗ trợ tốt mô hình tồn kho lai (hybrid inventory). Khi quy mô hoạt động tăng lên, họ gặp nhiều nút thắt vận hành mà không thể giải quyết chỉ bằng cách cấu hình lại hệ thống. Cuối cùng, họ chuyển sang sử dụng WMS tùy chỉnh do GITS phát triển. Sau 6 tháng, lỗi xử lý thủ công giảm 35% và hiệu suất xử lý tăng 20%.
Phần mềm tùy chỉnh là gì?
Phần mềm tùy chỉnh (custom software) được xây dựng riêng cho từng doanh nghiệp, dựa trên nhu cầu thực tế và chiến lược dài hạn của họ. Không chỉ đáp ứng các yêu cầu vận hành hiện tại, hệ thống còn được thiết kế để dễ dàng mở rộng trong tương lai. Từ giao diện người dùng đến kiến trúc hệ thống, mọi yếu tố đều được tối ưu hóa theo quy trình của doanh nghiệp.
Dù thời gian triển khai lâu hơn và chi phí đầu tư ban đầu cao hơn, nhưng lợi ích mang lại rất rõ ràng: tích hợp sâu hơn với các hệ thống hiện có, tự động hóa nhiều quy trình, và tạo ra lợi thế cạnh tranh khác biệt. Doanh nghiệp không bị ràng buộc bởi bộ tính năng cố định hay mô hình cấp phép của bên thứ ba, mà hoàn toàn làm chủ hệ thống và lộ trình phát triển của mình.
Khi nào nên chọn phần mềm tùy chỉnh?
Không phải lúc nào phần mềm tùy chỉnh cũng là lựa chọn tối ưu. Nếu doanh nghiệp chỉ cần giải pháp đơn giản, phổ biến và muốn triển khai nhanh, phần mềm đóng gói vẫn là lựa chọn hợp lý.
Tuy nhiên, với các doanh nghiệp mà phần mềm đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động – chẳng hạn như logistics, fintech, y tế hay thương mại điện tử – đầu tư vào phần mềm tùy chỉnh thường không chỉ là giải pháp, mà là quyết định mang tính chiến lược.
Một khách hàng e-commerce cỡ trung của GITS từng sử dụng nhiều công cụ khác nhau để quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng và xử lý trả hàng. Khi khối lượng đơn tăng lên, dữ liệu bị phân tán, thời gian xử lý kéo dài và việc theo dõi hoàn trả trở nên rối rắm. Thay vì tiếp tục vá víu bằng các tích hợp phức tạp, họ hợp tác với GITS để xây dựng một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) thống nhất, phù hợp với quy trình thực tế của họ. Trong vòng một năm, thời gian xử lý đơn trung bình giảm 40% và mức độ hài lòng của khách hàng cải thiện đáng kể.
Những cải thiện này không chỉ đến từ việc bổ sung tính năng, mà từ việc thiết kế hệ thống xoay quanh nhu cầu vận hành thực tế.
Chi phí: đầu tư ban đầu vs lợi ích dài hạn
Nhìn bề ngoài, phần mềm đóng gói luôn có vẻ rẻ hơn. Doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê bao hoặc phí bản quyền và có thể sử dụng ngay. Tuy nhiên, chi phí dài hạn thường bị đánh giá thấp.
Nhiều doanh nghiệp ban đầu chọn phần mềm đóng gói, nhưng khi phát triển lớn hơn, họ phải mua thêm module, thuê tư vấn, hoặc thay đổi quy trình nội bộ để bù đắp hạn chế của hệ thống. Không ít trường hợp cuối cùng vẫn phải chuyển sang phần mềm tùy chỉnh – đồng nghĩa với việc trả tiền hai lần: một lần cho giải pháp tạm thời, và một lần cho giải pháp lâu dài.
Ngược lại, phần mềm tùy chỉnh có chi phí ban đầu cao hơn do cần thời gian thiết kế, phát triển và triển khai. Nhưng về lâu dài, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí bản quyền, tăng năng suất nhờ tự động hóa, giảm lỗi thủ công và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Quan trọng hơn, doanh nghiệp sở hữu một tài sản số có thể phát triển cùng với mình.
Khả năng mở rộng và linh hoạt
Khả năng mở rộng là yếu tố then chốt khi lựa chọn phần mềm. Phần mềm đóng gói thường khá cứng nhắc, khó thích ứng với quy trình mới, tích hợp hệ thống mới hoặc mở rộng sang thị trường khác. Ngay cả khi có phiên bản doanh nghiệp, việc tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể vẫn có thể tốn kém và mất nhiều thời gian.
Ngược lại, hệ thống tùy chỉnh được thiết kế ngay từ đầu với tư duy mở rộng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hỗ trợ đa ngôn ngữ, tự động hóa quy trình mới, hoặc tích hợp với các thiết bị IoT khi cần.
Một khách hàng sản xuất của GITS ban đầu chỉ sử dụng module quản lý sản xuất cơ bản. Khi họ mở rộng xuất khẩu sang Đông Nam Á, chúng tôi đã bổ sung dần các chức năng như hỗ trợ đa tiền tệ, theo dõi tuân thủ quy định địa phương và dashboard thời gian thực cho quản lý khu vực. Đây là mức độ linh hoạt mà phần mềm đóng gói khó có thể đáp ứng.
Bảo mật và tuân thủ quy định
Trong các ngành như y tế, tài chính hay logistics, bảo mật và tuân thủ quy định là yếu tố sống còn. Phần mềm đóng gói thường cung cấp bảo mật ở mức chung, nhưng doanh nghiệp có thể bị hạn chế quyền kiểm soát về cách lưu trữ dữ liệu, tiêu chuẩn mã hóa hay nhật ký kiểm toán. Nếu doanh nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn như HIPAA, GDPR hay ISO 27001, những hạn chế này có thể trở thành rủi ro lớn.
Với phần mềm tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể tích hợp bảo mật và tuân thủ ngay từ giai đoạn thiết kế. Cách dữ liệu được lưu trữ, xử lý và truy cập đều có thể được kiểm soát chặt chẽ, kèm theo hệ thống theo dõi và kiểm toán chi tiết.
Một đối tác fintech của GITS yêu cầu kiểm soát truy cập nghiêm ngặt và ghi log mọi thao tác của người dùng. Nhờ xây dựng hệ thống core banking tùy chỉnh cùng GITS, họ đã vượt qua các cuộc kiểm toán độc lập với rất ít chỉnh sửa và giảm đáng kể rủi ro bảo mật.
Giá trị kinh doanh dài hạn
Một trong những lợi ích lớn nhất – nhưng thường bị bỏ qua – của phần mềm tùy chỉnh là giá trị chiến lược mà nó mang lại. Doanh nghiệp không chỉ xây dựng một công cụ, mà đang đầu tư vào một hệ thống hỗ trợ bản sắc và tăng trưởng của mình.
Phần mềm trở thành tài sản có thể liên tục cải tiến, giúp doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm nhất quán và khác biệt cho khách hàng. Trong kỷ nguyên AI, tự động hóa và phân tích dữ liệu, việc sở hữu hệ thống riêng giúp doanh nghiệp có lợi thế rõ rệt so với đối thủ phụ thuộc vào nền tảng chung.
Vậy doanh nghiệp nên chọn gì?
Không có câu trả lời duy nhất đúng cho tất cả mọi trường hợp. Lựa chọn phụ thuộc vào vai trò của phần mềm trong mô hình kinh doanh của bạn.
-
Nếu nhu cầu đơn giản, cần triển khai nhanh và không mang tính chiến lược → phần mềm đóng gói là lựa chọn hợp lý.
-
Nếu phần mềm là yếu tố cốt lõi tạo giá trị, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và cần mở rộng theo thời gian → phần mềm tùy chỉnh là quyết định đáng cân nhắc.
Tại GITS, chúng tôi không áp đặt giải pháp. Thay vào đó, chúng tôi dành thời gian tìm hiểu doanh nghiệp, ngành nghề và tầm nhìn tương lai của khách hàng. Dù là tối ưu hóa phần mềm đóng gói hay phát triển hệ thống mới hoàn toàn, mục tiêu của chúng tôi vẫn là giúp doanh nghiệp sở hữu phần mềm không chỉ “vận hành được” mà thực sự “tạo ra lợi thế”.
Sẵn sàng khám phá giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn?
Hãy cùng trao đổi. Nếu bạn đang gặp hạn chế với hệ thống hiện tại hoặc đang chuẩn bị cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo, GITS sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
Liên hệ GITS để nhận tư vấn miễn phí. Hãy cùng xây dựng phần mềm phù hợp – cho hôm nay và cho tương lai.
