Bối cảnh và tổng quan dự án
Trong bối cảnh ngành sản xuất ngày càng thay đổi nhanh chóng như hiện nay, việc quản lý tài liệu hiệu quả đóng vai trò then chốt đối với năng suất và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Khách hàng của chúng tôi là một công ty con thuộc tập đoàn công nghiệp nặng của Nhật Bản, có trụ sở tại Hà Nội, Việt Nam. Trước đây, doanh nghiệp này sử dụng phương thức quản lý tài liệu chủ yếu dựa trên giấy tờ, dẫn đến nhiều khó khăn trong hoạt động vận hành. Những hạn chế này gây ra sự nhầm lẫn trong công việc, chậm trễ tiến độ và khó khăn trong việc duy trì hồ sơ chính xác.
Để giải quyết những thách thức đó, GITS đã triển khai Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS – Document Management System) tiên tiến, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể cho khách hàng.
Vấn đề gặp phải
Bộ phận thiết kế của khách hàng phải quản lý một khối lượng lớn tài liệu, bao gồm bản vẽ kỹ thuật, tài liệu thiết kế và tài liệu mô tả sản phẩm.
Tuy nhiên, hệ thống quản lý dựa trên giấy tờ truyền thống tồn tại nhiều vấn đề. Nhân viên gặp khó khăn trong việc kiểm soát phiên bản tài liệu, khiến việc theo dõi lịch sử chỉnh sửa trở nên phức tạp. Bên cạnh đó, việc đặt tên file không nhất quán khiến quá trình tìm kiếm tài liệu mất nhiều thời gian.
Hơn nữa, quy trình phê duyệt chủ yếu thực hiện thủ công, dẫn đến tình trạng thiếu hiệu quả và làm chậm tiến độ các dự án quan trọng. Ngoài ra, do không có hệ thống thông báo theo thời gian thực, nhiều cập nhật quan trọng bị bỏ sót, gây ra khoảng cách trong giao tiếp giữa các bộ phận.
Giải pháp của GITS
Để giải quyết những vấn đề này, GITS đã triển khai hệ thống DMS tích hợp với các tính năng chính sau:
1. Quản lý tài liệu tập trung
Tất cả tài liệu được lưu trữ trên hệ thống đám mây bảo mật, giúp nhân viên có thể truy cập, tải lên và quản lý tài liệu nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp giảm đáng kể sự phụ thuộc vào tài liệu giấy.
2. Tự động hóa quy trình và theo dõi tài liệu
Hệ thống tự động hóa quy trình xem xét, phê duyệt và phân phối tài liệu. Nhờ đó, các nút thắt do xử lý thủ công được loại bỏ, đồng thời cho phép theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu theo thời gian thực, tăng tính minh bạch giữa các bộ phận.
3. Quản lý quyền truy cập và tăng cường bảo mật
Cơ chế phân quyền dựa trên vai trò (Role-Based Access Control) được áp dụng, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu cụ thể. Điều này giúp nâng cao bảo mật và ngăn chặn các thay đổi trái phép.
4. Tăng cường khả năng tích hợp hệ thống
Việc tích hợp với Active Directory (AD) giúp đơn giản hóa quản lý tài khoản người dùng. Đồng thời, hệ thống thông báo email tự động giúp nhân viên nắm bắt kịp thời các cập nhật quan trọng, giảm thiểu tình trạng chậm trễ trong giao tiếp.
5. Quản lý mối liên hệ giữa các tài liệu
Cấu trúc phân cấp tài liệu được thiết kế rõ ràng, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và xem các tài liệu liên quan. Điều này cải thiện khả năng truy xuất thông tin và giảm thiểu tình trạng trùng lặp công việc.
Kết quả chuyển đổi
Sau khi triển khai DMS của GITS, khách hàng đã đạt được những cải tiến đáng kể sau:
1. Cải thiện rõ rệt hiệu quả xử lý công việc
Thời gian xử lý tài liệu giảm khoảng 50%, giúp quy trình làm việc trở nên mượt mà hơn. Các công việc thủ công lặp đi lặp lại được loại bỏ, cho phép nhân viên quản lý, xem xét và cập nhật tài liệu hiệu quả hơn.
2. Môi trường làm việc linh hoạt, không phụ thuộc địa điểm
Với hệ thống dựa trên nền tảng đám mây, nhân viên có thể truy cập và cộng tác trên tài liệu từ bất kỳ đâu. Việc chia sẻ tài liệu trong cuộc họp và phê duyệt cũng có thể thực hiện từ xa, giúp tăng tính linh hoạt và năng suất làm việc.
3. Tiết kiệm chi phí và xây dựng môi trường làm việc bền vững
Nhờ giảm thiểu sử dụng tài liệu giấy, lượng giấy tiêu thụ đã giảm tới 80%. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc thân thiện với môi trường.
Kết quả dự án
Việc triển khai DMS đã giúp khách hàng nâng cao đáng kể hiệu quả vận hành, tăng cường bảo mật tài liệu và thiết lập quy trình quản lý tài liệu có hệ thống, giúp giảm thiểu tình trạng chậm trễ trong công việc. Đây là một minh chứng rõ ràng cho thấy một hệ thống quản lý tài liệu được thiết kế tốt có thể hiện đại hóa hoạt động doanh nghiệp và nâng cao năng suất.
Đừng để phương thức quản lý tài liệu lỗi thời cản trở sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy liên hệ với GITS để tìm hiểu cách chúng tôi có thể hỗ trợ tối ưu hóa vận hành, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí cho doanh nghiệp của bạn.
