背景およびプロジェクト概要
急速に変化する今日の製造業において、文書管理の効率化は生産性と事業運営の成果を左右する重要な要素となっています。
ベトナム・ハノイに拠点を置く日系重工業グループの子会社である当社のクライアントは、従来の紙ベースの文書管理方式により、さまざまな業務上の課題に直面していました。これらの非効率な運用は、混乱や業務遅延、さらには正確な記録管理の困難さを招いていました。
こうした課題を解決するため、GITSは高度な文書管理システム（DMS：Document Management System）を導入し、業務プロセスの効率化と全体的な運営改善を実現しました。
クライアントの課題
クライアントの設計部門では、図面、設計資料、製品仕様書など膨大な量の文書を管理していました。
しかし、従来の紙ベースの管理体制には多くの問題がありました。従業員は文書のバージョン管理に苦労しており、変更履歴を正確に追跡することが困難でした。また、ファイル命名規則が統一されていなかったため、必要な文書を探し出すのに多くの時間を要していました。
さらに、承認プロセスが手作業中心で非効率であったため、重要なプロジェクトのスケジュールが遅延するケースも発生していました。加えて、リアルタイム通知機能がなかったため、重要な更新情報が見落とされることが多く、部門間のコミュニケーションにも支障をきたしていました。
GITSのソリューション
GITSはこれらの課題を解決するため、以下の主要機能を備えた統合型文書管理システム（DMS）を導入しました。
1. 一元的な文書管理
すべての文書は安全なクラウドベースのシステムに保存されるようになりました。これにより、従業員は必要な文書に迅速かつ容易にアクセスし、アップロードおよび管理できるようになり、紙文書への依存を大幅に低減しました。
2. ワークフローの自動化とトラッキング
システムは文書のレビュー、承認、配布プロセスを自動化しました。これにより、手作業によるボトルネックが解消され、文書の変更履歴をリアルタイムで追跡できるようになり、部門間の透明性が向上しました。
3. アクセス権限管理とセキュリティ強化
役割ベースのアクセス制御（Role-Based Access Control）を導入し、権限を持つ担当者のみが特定の文書を閲覧・編集できるようにしました。これにより、セキュリティが強化され、不正な変更を防止できるようになりました。
4. システム連携の強化
Active Directory（AD）との連携によりユーザー管理が効率化され、自動メール通知機能によって文書の更新情報がリアルタイムで共有されるようになりました。これにより、情報伝達の遅延が大幅に削減されました。
5. 文書の関連性管理
体系的な文書階層構造を導入することで、関連文書を容易に確認できるようになり、トレーサビリティが向上するとともに、重複作業の削減が実現しました。
DMS導入による業務改革の成果
GITSのDMS導入後、クライアントは以下のような具体的な成果を達成しました。
1. 業務処理効率の大幅な改善
文書処理時間が約50％短縮され、業務フローがよりスムーズになりました。手作業中心の非効率な作業が削減され、従業員は文書をより体系的かつ効率的に管理できるようになりました。
2. 場所と時間に縛られない協働環境の実現
クラウドベースのシステムにより、従業員は場所を問わず文書にアクセスし、共同作業が可能となりました。会議資料の共有や文書承認プロセスもリモートで実施できるようになり、業務の柔軟性と生産性が向上しました。
3. コスト削減と持続可能な業務環境の構築
紙文書の使用を最小限に抑えることで、紙の使用量を最大80％削減しました。これにより、印刷コストや文書保管コストが削減され、環境に配慮した持続可能な業務運営が実現しました。
プロジェクトの成果と示唆
DMSの導入により、クライアントは業務効率の大幅な向上、文書セキュリティの強化、そして業務遅延の最小化を実現しました。本プロジェクトは、適切に設計された文書管理システムが企業の業務を近代化し、生産性を向上させることを示す成功事例です。
時代遅れの文書管理がビジネスの成長を妨げないようにしましょう。GITSにご相談いただければ、貴社の業務最適化、効率向上、コスト削減を実現する最適なソリューションをご提案いたします。
